Визначте документ за фактичною подією
До оплати постачальник може надати рахунок із переліком позицій, сумою, реквізитами та підставою платежу. Під час передачі товару оформлюють належний документ про фактичний асортимент і кількість. Отримання коштів перевіряють за банківськими або іншими застосовними підтвердженнями. Назва «оплачений рахунок» не замінює доказу переказу. Видаткова накладна, зі свого боку, не є податковою накладною; податкове оформлення оцінюється окремо за статусом і операцією.
Заповніть рахунок D092
Внесіть постачальника, код, IBAN, банк, платника, дату, номер і посилання на замовлення або договір. У товарних рядках використовуйте назви та одиниці, які зрозумілі покупцю. Перевірте строк і призначення платежу. Особливо уважно підтверджуйте змінені реквізити: повідомлення з новим рахунком варто звірити через відомий незалежний канал. У файлі є формули кількості, ціни й підсумку; вони не перевіряють справжність банківських даних і не відстежують надходження коштів.
Заповніть накладну D093
Зазначте фактично переданий товар, характеристики, кількість і ціну за погодженою підставою. Перевірте сторони, дату передачі, відповідальних осіб та їхні повноваження. Не копіюйте весь рахунок у накладну, якщо відвантажено лише частину. Якщо виявлено нестачу, пошкодження чи відмінну комплектацію, опишіть їх належним документом і погодьте подальші дії. Для фіксації розбіжностей можна використати D089. Підписувати текст про відсутність зауважень слід лише тоді, коли це відповідає результату огляду.
Розрізняйте ставку і режим ПДВ
У D092 та D093 ставка зазначається у B7, режим — у D7. «Оподатковується» застосовує обрану ставку, зокрема нульову. «Без ПДВ» та «Звільнено» дають нуль нарахованого податку, але позначають різні обставини; правильну підставу визначайте за своєю операцією. Одна ставка і один режим застосовуються до всіх рядків файла. Якщо позиції мають різні режими, потрібен інший узгоджений розрахунок. Не змінюйте лише напис під підсумком, залишивши суперечливу формулу.
Приклад часткової поставки
Замовлено десять одиниць по 500 грн. Рахунок на весь обсяг становить 5 000 грн за умовного погодженого режиму без нарахованого ПДВ. Сьогодні передано шість одиниць — у накладній зазначають шість і суму 3 000 грн. Подальша оплата чи залишок авансу залежать від договору та фактичних платежів. Не підписуйте накладну на десять, якщо чотири одиниці ще не передані. Після наступної партії зіставте сукупну передачу, повернення, платежі та залишок.
Перевірте файл і комплект доказів
Якщо в рядку бракує кількості або ціни, підсумок має попереджати про незавершений розрахунок. Таблиці показують незаповнений розрахунок і пропонують доповнити рядки. Нуль і порожнє поле мають різний зміст. Після додавання позицій перевірте поширення формул та область друку. Зберігайте рахунок, накладну, договір, платежі й коригування разом. Акт звірки допоможе порівняти дані сторін, але не замінює доказів окремих операцій. Після редагування бланка перевірте обов’язкові реквізити за застосовними обліковими правилами.
Часті питання
Чи потрібно змінювати накладну після кожної оплати? Оплата не змінює сам факт переданої кількості; обліковий порядок залежить від операції. Чи можна назвати видаткову податковою накладною? Ні, це різні документи й процедури. Чи містять завантаження готові реквізити продавця? Ні, файли мають поля для ваших даних. Для змішаних податкових режимів, повернень, коригування підписаної первинки або спеціальної діяльності зверніться по індивідуальну бухгалтерську допомогу.
Зіставте документи при частковій поставці
Умовний приклад: рахунок виставлено на десять однакових одиниць товару, але фактично відвантажено шість. Видаткова накладна має описувати реальне передання та його погоджені умови. Не переносіть автоматично всі десять одиниць із рахунку у документ приймання. Якщо покупець уже перерахував аванс за весь обсяг, окремо звірте оплату, поставлену частину й залишок зобов’язання. Назви, одиниці виміру, ціни та податкові показники повинні узгоджуватися між договором, специфікацією та відповідними документами. Рахунок, банківське надходження і передання товару фіксують різні обставини. У реєстрі зручно тримати окремі колонки для кожної події, щоб не зробити висновок про повне виконання лише з факту оплати. Якщо товар повернуто, збережіть документи про повернення й відобразіть належне коригування в обліку. Не стирайте підписану початкову накладну так, ніби відвантаження не було. Для спірних кількостей або якості оформіть конкретні зауваження, які можна зіставити з відповідною партією.
Перевірте Excel перед видачею контрагенту
У D092 і D093 заповнюються реквізити та світло-жовті клітинки, а підсумкові значення обчислюються формулами. Укажіть назву позиції, одиницю, кількість і ціну; залишений порожнім обов’язковий показник не дорівнює свідомо введеному нулю. Режим «Без ПДВ», звільнення та оподаткування обираються за фактичними обставинами. Якщо потрібні різні ставки в одному документі, перевірте придатність цього файла: поточний шаблон використовує один режим і одну ставку для всього розрахунку. Після вставлення нових рядків переконайтеся, що формули охоплюють їх, підсумок збігається з незалежним розрахунком, а область друку включає весь перелік. Відкрийте попередній перегляд і перевірте останню позицію, суму та поля підпису. Для надсилання збережіть погоджену редаговану версію, а за потреби сформуйте читабельну копію для перегляду. Одержувач повинен бачити номер, дату, сторони й фактичний зміст операції без прихованих стовпців або обрізаних сум. Якщо шаблон змінювали, повторно перевірте формули на простій позиції, яку легко порахувати вручну.
Потрібно налаштувати облік?
Якщо документи формують різні працівники або програми, узгодьте дані рахунку, відвантаження й оплати. У Юдей можна обговорити налаштування обліку поставок і первинки.
Індивідуальна робота оплачується окремо. Обсяг, вартість і строк погоджуються до початку роботи.
Офіційне джерело
Це матеріал для підготовки даних і погоджень. Строки, правові підстави та спеціальні процедури залежать від вашої ситуації й чинних норм.