Зберіть підстави боргу
Візьміть договір, специфікації, накладні й погоджені зміни. Перевірте спосіб підтвердження передачі та строк оплати для кожної партії. Додайте платіжні дані, повернення й документи про можливі розбіжності.
Побудуйте зрозумілий розрахунок
Для кожної поставки покажіть вартість, отримані платежі й залишок. Основний борг відокремте від штрафних або інших додаткових вимог. Для кожної додаткової суми потрібна окрема підстава та перевірений розрахунок.
Напишіть вимогу послідовно
Назвіть сторони, договір, факти виконання, строк оплати та непогашену суму. Додайте перелік доказів і спосіб відповіді. Уникайте погроз і необґрунтованих звинувачень: адресат має бачити, що саме ви просите й на чому це ґрунтується.
- Документи підтверджують поставку.
- Строк оплати визначений.
- Платежі й повернення враховані.
- Сума та додатки збігаються з вимогою.
Збережіть доказ надсилання
Використайте належний спосіб повідомлення та збережіть підтвердження. Зафіксуйте відповідь і подальші домовленості. Якщо плануєте судовий захист, окремо перевірте строки та процедуру — претензія не гарантує стягнення й не замінює позов.
Зіставте кожну поставку з її строком оплати
Складіть перелік договору, специфікацій, накладних, актів розбіжностей і платежів. Строк може починатися від поставки, підписання документа або іншої погодженої події. Потрібно підтвердити саме цю подію, а не просто взяти дату створення рахунку. Якщо частина товару повернута або ціна змінена, включіть відповідні документи до розрахунку. У претензії має бути видно, яка сума прострочена на обрану дату, а яка ще не настала до сплати або залишається спірною.
Покажіть арифметику окремим додатком
Умовний приклад: поставлено товару на 80 000 грн, підтверджено оплату 30 000 грн, належно оформлено повернення на 10 000 грн. Основний залишок становить 40 000 грн за умови, що інших коригувань немає. Не додавайте до нього санкції без окремої правової підстави та перевіреного розрахунку. До D101 додано таблицю документів, належних сум, оплат і залишку. Кожен рядок має зв’язуватися з доказом; підсумок акта звірки не повинен бути єдиним джерелом усієї вимоги.
Перевірте адресата й результат звернення
Використайте належні реквізити боржника та спосіб доставки, який дозволяє підтвердити зміст і отримання. Укажіть конкретну суму, підставу, строк виконання з урахуванням застосовних правил і перевірені реквізити для платежу. Після направлення зафіксуйте відповідь, нові оплати та спірні пункти. Не надсилайте повторну вимогу зі старим залишком після часткового погашення. Претензія не гарантує стягнення і не замінює оцінку строків звернення до суду. Якщо контрагент заперечує поставку або повноваження одержувача, потрібна окрема перевірка доказової бази.
Перевірте, до якої поставки належить платіж
Коли один договір охоплює кілька партій, звіряйте призначення платежу, суму та погоджений порядок зарахування. Не розподіляйте надходження довільно лише для отримання зручного залишку. Якщо призначення нечітке, зафіксуйте питання й отримайте належне уточнення. Навчальна ситуація: за двома накладними належить 20 000 і 30 000 грн, а одержано 15 000 грн без номера документа. Загальний залишок можна порахувати, але для строків прострочення потрібне обґрунтоване віднесення платежу. В окремій таблиці покажіть вихідну поставку, строк, надходження та документ, який пояснює зв’язок. Такий розрахунок допомагає виявити помилку до направлення претензії й відокремити арифметичну розбіжність від справжнього спору щодо виконання договору.
Ведіть версію вимоги після нових надходжень
Позначте дату, станом на яку сформовано претензію. Перед відправленням ще раз перевірте банківські надходження, повернення товару та погоджені коригування. Якщо після направлення боржник сплатив частину суми, зафіксуйте новий залишок і зв’язок із попереднім зверненням. Не створюйте враження, що вже погашена частина досі підлягає сплаті. Для відповіді боржника залиште місце в реєстрі: дата, визнана сума, заперечення, запропонований строк та наступна дія. При передачі справи фахівцю додайте всю історію, а не лише останню претензію. Окремо перевіряються строки захисту прав та застосовність додаткових нарахувань. Їх не варто виводити автоматично з кількості днів у власній таблиці без відповідної правової підстави.
Практичний приклад
Поставку оплатили частково
Умовний постачальник передав товар на 30 000 грн і отримав 10 000 грн. Початковий арифметичний залишок — 20 000 грн. Перед претензією потрібно перевірити, до якої поставки належить платіж, чи були повернення, зарахування або зміни ціни, а також коли настав строк оплати. Основний борг показують окремо від додаткових вимог. Для кожної позиції потрібні власна підстава й перевірний розрахунок. Якщо акти чи накладні оспорюються, це впливає на підготовку вимоги й не вирішується простим підставленням суми в шаблон.
| Позиція | Приклад перевірки |
|---|---|
| Поставка | Документ і погоджена сума 30 000 грн. |
| Оплата | Платіж 10 000 грн із належним призначенням. |
| Коригування | Перевірити повернення, залік або зміну ціни. |
| Залишок | 20 000 грн лише за відсутності інших коригувань. |
Перевірте перед наступним кроком
- Підтвердіть фактичне передання товару й належний строк оплати.
- Зробіть окремий рядок для кожного платежу та коригування.
- Перевірте адресата й спосіб підтвердити направлення.
Додаткові запитання
Нормативні джерела для звірення
Для правової оцінки звірте чинну редакцію відповідного акта та обставини своєї справи. Навчальні приклади пояснюють підготовку даних і не встановлюють універсальних строків чи сум.
Контрагент не оплачує борг?
Заперечення покупця, часткові платежі чи відсутні документи приймання змінюють зміст вимоги про оплату. У Юдей можна обговорити супровід стягнення боргу з покупця.
Індивідуальна робота оплачується окремо. Обсяг, вартість і строк погоджуються до початку роботи.
Це матеріал для підготовки даних і погоджень. Строки, правові підстави та спеціальні процедури залежать від вашої ситуації й чинних норм.